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仰木の里学区自主防災会個人情報取扱方法

(目的)

第1条               この個人 情報取扱方法は、個人情報が慎重に取り扱われるべきものであることに基づき、仰木の里学区自主防災会(以下、本会という)が保有する個人情報の適正な取扱 いに関する事項を定めることによって、事業の円滑な運営を図り、 個人の権利利益を保護することを目的とする。

(定義)

第2条               この個人 情報取扱方法において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、顔画像その他の記述等により特定の個人を 識別することができるものをいう。

(責務)

第3条               本会は個 人情報保護に関する法令等を遵守するとともに、自主防災活動において個人情報の保護に努めるものとする。

(周知)

第4条               個人情報 の取り扱い方法は、個人情報取得時に周知する。また、総会資料または回覧により、少なくとも毎年1回は個人情報を取得している会員に周知するものとする。

(個人情報の取得)

第5条               本会は、 以下の各項の個人情報を取得するものとする。

(1)    役員就任 時に書面又は口頭により、本人から直接取得する役員等の情報。

(2)    年度当初 に各自主防災部からの「役員届」により提供を受ける各自主防災部の役員等の情報。

(3)    災害時等 の要支援活動を目的として、大津市役所から提供を受ける要支援者情報。

(4)    自主防災会主催・共催行事に参加された住民の情報 。

(要配慮個人情報の取得の制限)

第6条               次に示す 内容を含む要配慮個人情報の取得、利用又は提供は行わない。ただし、これらの取得、利用又は提供について、本人の同意がある場合はこの限りでない。

(利用目的)

第7条               取得した 個人情報は、次の利用目的の達成に必要な範囲内で利用をおこなうものとする。利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を利用する場合は、本人の同意を 得るものとする。

(1)     役員等の 情報は、下記の利用目的達成の為利用する

(2)     大津市役 所から提供を受けた要支援者情報は、災害時支援及び災害時支援訓練の目的達成の為に限り利用する。

(3)     自主防災会主催・共催行事に参加された住民の情報(スナップ写真)は、ホームページや広報誌に掲載し自主防災会の広報活動の為に限り利用する。

(提供先)

第8条               個人情報 は次にあげる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供しないものとする。

(1)        法令に基 づく場合

(2)        人の生 命、身体又は財産の保護のために必要な場合

(3)        公衆衛生 の向上又は児童の健全育成の推進に必要がある場合

(4)        国の機関 もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合

(5)        大津市役 所から提供を受けた要支援者情報は、災害時の支援を目的として本人が居住する自主防災部へ提供する。

(管理)

第9条               個人情報 は会長及び学区本部事務局長が保管するものとし、適正に管理する。

       個人情報 をパソコンに保管する場合、国民のための情報セキュリティサイトに記載されている基本的な管理対策をとることとする。

http://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/security/enduser/security01/

       脱会・転 居等により不要となった個人情報は、適正かつ速やかに廃棄するものとする。

       名簿・総 会資料等は、配布を受けた個々の会員が適正に管理する必要があり、配布にあたっては管理及び廃棄時の注意を周知するものとする。

(開示・訂正・削除)

第10条        本人か ら、個人情報の開示・訂正・削除を求められた場合は、遅滞なく個人情報の開示・訂正・削除を行う。

(利用・提供の拒否)

第11条        本人から 個人情報の利用の停止や第三者への提供の停止を求められた場合、自主防災活動に支障をきたさない範囲でこれに応ずる。ただし、会員名簿等としてすでに会員 に配布しているものに対しては配布先に削除の連絡をすることでこれに替える。